Schemaläggning enligt arbetstidslagen: vad gäller?

Vad arbetstidslagen styr när du schemalägger

Arbetstidslagen (1982:673) sätter ramarna för hur mycket och när arbete får förläggas. Den reglerar arbetstid per dygn, vecka och år, jourtid och beredskap, raster och pauser samt nattvila.

Lagen gäller med vissa undantag allt arbete som utförs i Sverige, oavsett om företaget är svenskt eller utländskt. Avgörande är var arbetet faktiskt utförs, inte var arbetsgivaren är registrerad.

Ett centralt kollektivavtal kan ersätta hela arbetstidslagen eller vissa delar. Vilka regler som kan avtalas bort framgår av lagens tredje paragraf. Den som schemalägger måste därför läsa lagtexten och det lokala avtalet tillsammans – avtalet styr ofta schemat i praktiken.

För arbetstagare under 18 år gäller dessutom särskilda regler i arbetsmiljölagen och i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om minderårigas arbetsmiljö. De ligger utanför arbetstidslagen och måste kontrolleras separat när unga medarbetare ska schemaläggas.

Vem omfattas – och vilka undantag påverkar schemat?

Huvudregeln i 1 § är att lagen gäller varje verksamhet där arbetstagare utför arbete för en arbetsgivares räkning, med de inskränkningar som följer av 2 §. Är arbetstagaren inte undantagen enligt 2 § ska schemat hålla sig inom arbetstidslagens gränser, om inte ett centralt kollektivavtal uttryckligen avviker från dem.

Enligt 2 § gäller lagen inte för: (1) arbete som utförs under sådana förhållanden att det inte kan anses vara arbetsgivarens uppgift att vaka över hur arbetet är ordnat, (2) arbetstagare som med hänsyn till arbetsuppgifter och anställningsvillkor har företagsledande eller därmed jämförlig ställning, eller arbetstagare som med hänsyn till sina arbetsuppgifter har förtroendet att själva disponera sin arbetstid, (3) arbete i arbetsgivarens hushåll, (4) fartygsarbete, samt (5) arbete som omfattas av lagen (2005:395) om arbetstid vid visst vägtransportarbete.

Undantagen sträcker sig längre. Vissa bestämmelser gäller inte när lagen (2005:426) om arbetstid m.m. för flygpersonal inom civilflyget är tillämplig, och andra bestämmelser gäller inte när lagen (2008:475) om kör- och vilotid vid internationell järnvägstrafik är tillämplig. Inom offentlig verksamhet finns dessutom arbete som är speciellt för verksamheten och av sådant slag att konflikt inte kan undvikas med EU:s arbetstidsdirektiv – sådant arbete kan förekomma hos bland annat Försvarsmakten, Polismyndigheten och Säkerhetspolisen eller vid skydds- och beredskapsarbeten.

Praktiskt innebär det att du först måste avgöra om den grupp du schemalägger omfattas av arbetstidslagen, och i så fall av vilka paragrafer. Förtroendearbetstid, företagsledande befattningar och de branschspecifika lagarna flyttar frågan från arbetstidslagen till anställningsavtal, kollektivavtal eller en annan författning.

Ordinarie arbetstid och sammanlagd veckoarbetstid

Ordinarie arbetstid per vecka är högst 40 timmar. Det gäller oavsett vilka dagar och vilken tid på dygnet arbetet förläggs, så helg- och kvällspass räknas in i samma veckotak som vardagsarbete.

Vid sidan av det taket finns en gräns för den sammanlagda arbetstiden, det vill säga ordinarie arbetstid plus övertid, jour och liknande. Under varje period om sju dagar får den sammanlagda arbetstiden vara högst 48 timmar i genomsnitt under en period om högst fyra månader. Genomsnittet ger utrymme för tunga veckor, men bara om de vägs upp av lättare veckor inom samma period.

Semester och sjukfrånvaro räknas som fullgjord arbetstid vid beräkningen av den sammanlagda arbetstiden. Frånvaro sänker alltså inte den arbetstid du behöver räkna med när du kontrollerar om genomsnittet håller.

Din arbetstid ska framgå av anställningsavtalet. Finns kollektivavtal på arbetsplatsen kan det innehålla egna regler om arbetstid och om ersättning till exempel för övertid. Schemat måste därför stämmas av mot både anställningsavtalet och avtalet på arbetsplatsen.

Viktiga gränser enligt arbetstidslagen

Dygnsvila och veckovila i schemat

Alla arbetstagare ska ha minst elva timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod. I dygnsvilan ska tiden mellan midnatt och klockan 5 ingå. Ett sent pass begränsar därför hur tidigt nästa pass kan börja, och nattarbete behöver läggas upp så att midnatt–05 ryms i ledigheten.

Avvikelse från dygnsvilan får göras om verksamheten måste bedrivas dygnets alla timmar. Undantaget är knutet till verksamhetens art, inte till bemanningsproblem. Om dygnsvilan kortas bör schemat dokumentera grunden.

Utöver dygnsvilan finns rätt till minst 36 timmars sammanhängande ledighet varje vecka – veckovila. Veckovilan ska så långt som möjligt ligga under veckoslutet. När du bygger rullande scheman är det den sammanhängande ledigheten över veckogränsen som ska kontrolleras, inte antalet lediga dagar.

Beredskapstid räknas inte som veckovila. Vid beredskap står arbetstagaren till arbetsgivarens förfogande på hemmaplan för att vid behov utföra arbete, och den tiden kan inte användas för att uppfylla kravet på 36 timmars sammanhängande ledighet.

Tidsramar för arbetstid och vila

Rast och paus – skillnaden som påverkar schemat

Arbetstidslagen tar upp vilka raster och pauser man har rätt till. Skillnaden mellan rast och paus är därför något att hålla reda på när du schemalägger.

Var gränsen går och hur många raster eller pauser som ska läggas in varierar med avtal och verksamhet. Läs därför avtalets skrivningar om raster, pauser och måltidsuppehåll innan du lägger passen, i stället för att utgå från tidigare scheman.

Genom kollektivavtal som slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation får raster bytas ut mot måltidsuppehåll. Ett sådant byte ändrar både hur dagen ser ut och hur arbetstiden räknas, och det ska framgå av avtalet.

Jourtid, beredskap och övertid

Jourtid innebär att arbetstagaren är på arbetsplatsen och står till arbetsgivarens förfogande för att arbeta när det behövs. Enligt arbetstidslagen får jourtid vara högst 48 timmar under fyra veckor, eller 50 timmar under en kalendermånad.

Utförs aktivt arbete under jourtiden räknas den tiden som övertid, inte som jour. I schemat bör jour därför hållas åtskild från den tid som faktiskt arbetas, eftersom den arbetade delen belastar övertidsramarna och den sammanlagda arbetstiden.

Beredskap innebär att arbetstagaren står till arbetsgivarens förfogande på hemmaplan för att vid behov utföra arbete. Beredskapstid räknas inte som veckovila, vilket gör den svår att kombinera med ett schema som redan ligger nära gränsen för sammanhängande ledighet.

För allmän övertid gäller högst 48 timmar under fyra veckor, eller 50 timmar under en kalendermånad, och totalt högst 200 timmar per kalenderår. Ingen får arbeta mer än 150 timmar extra övertid under ett kalenderår. Sedan den 1 augusti 2011 kan arbetsgivare låta anställda arbeta extra övertid utan särskilt tillstånd från Arbetsmiljöverket om det finns särskilda skäl för det och situationen inte har gått att lösa på annat rimligt sätt.

Nattarbete och nattvila

Arbetstidslagen tar upp nattvila och har särskilda regler om nattarbete. Eftersom dygnsvilan ska innehålla tiden mellan midnatt och klockan 5 får nattpass konsekvenser för hela schemat, inte bara för det enskilda passet.

Undantag från regeln i 13 § arbetstidslagen om dygnsvila och förbud mot nattarbete söks hos Arbetsmiljöverket. Nattarbete som inte ryms i lagens regler ska inte lösas genom intern omplanering, utan genom att pröva om verksamheten omfattas av ett undantag.

För medarbetare under 18 år finns särskilda begränsningar i arbetsmiljölagen och i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om minderårigas arbetsmiljö. De gäller parallellt med arbetstidslagen och måste kontrolleras innan nattpass läggs på unga medarbetare.

Schemaändringar: varsel och medbestämmande

Enligt arbetstidslagen ska alla arbetsgivare som anlitar arbetstagare till arbete annat än tillfälligt lämna besked om arbetstidens förläggning minst två veckor i förväg. Kravet gäller alltså arbete som inte är tillfälligt och sätter en undre gräns för hur sent ett schema får ändras.

Arbetsgivaren har generellt befogenhet att leda och fördela arbetet inom ramen för anställningen, och schemat kan ändras om ändringen inte strider mot lagen eller mot kollektivavtal eller individuella anställningsavtal. Ändringar får inte bryta mot särskilda regler om vila, nattarbete eller maximalt antal timmar per dag eller vecka.

Planerar arbetsgivaren en större förändring som påverkar arbetstiden signifikant kan det kräva medbestämmande eller förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) och/eller kollektivavtalet. Ju fler dagar och ju mer nattarbete förändringen berör, desto tydligare blir kravet på varsel och på en motivering till ändringen.

När kollektivavtalet ersätter eller avviker från lagen

Genom ett kollektivavtal som slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation får det göras undantag från lagen i dess helhet eller avvikelser från 5 och 6 §§, 7 § andra stycket, 8–10 b §§, 12–14 §§ samt 15 § andra och tredje styckena. Raster får dessutom bytas ut mot måltidsuppehåll genom sådana avtal. Det är alltså 3 § som avgör vilka delar av schemat som kan regleras på annat sätt än i lagtexten.

Kollektivavtalet kan dock inte sänka nivån hur långt som helst. Arbetstidslagen bygger delvis på obligatoriska EU-regler i direktiv 2003/88/EG om arbetstidens förläggning i vissa avseenden. Direktivet tillåter att parterna sluter kollektivavtal om arbetstiden, men innehåller minimiregler om veckovila, dygnsvila och sammanlagd veckoarbetstid.

Arbetsmiljöverket har inte tillsyn över kollektivavtal och kan därför inte bedöma om de anses följa lagen. Verket prövar inte heller om kollektivavtal uppfyller direktivet. Den som schemalägger måste därför själv läsa den lokala avtalstexten och jämföra den med lagens och direktivets miniminivåer.

Tillsyn, undantag och sanktionsavgifter

Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetstidslagen och kan medge undantag från vissa av lagens regler. Undantag söks hos myndigheten, exempelvis när det gäller regeln i 13 § arbetstidslagen om dygnsvila och förbud mot nattarbete.

Från och med den 1 juli 2014 ersätts övertidsavgiften i arbetstidslagen av sanktionsavgifter. Sådana avgifter får tas ut vid överträdelser av bestämmelserna om ordinarie arbetstid. Att hålla ordinarie arbetstid inom ramen är därför inte bara en schemateknisk fråga.

Arbetsmiljöverket har inte tillsyn över kollektivavtal och kan därför inte bedöma om de anses följa lagen, och verket prövar inte heller om kollektivavtal uppfyller EU-direktivet. Tvister om avtalets innehåll hanteras i stället av parterna på arbetsmarknaden.

Checklista för schemaläggning enligt arbetstidslagen

Identifiera vilket kollektivavtal som gäller på arbetsplatsen och om det enligt 3 § avviker från arbetstidslagen – helt eller på enskilda punkter, till exempel raster mot måltidsuppehåll. Kontrollera samtidigt att den grupp du schemalägger inte faller under undantagen i 2 § eller under en branschlag som flyg-, järnvägs- eller vägtransportarbete.

Räkna ordinarie arbetstid mot taket 40 timmar per vecka och kontrollera att den sammanlagda arbetstiden inte överstiger 48 timmar i genomsnitt under en period om högst fyra månader. Kom ihåg att semester och sjukfrånvaro räknas som fullgjord arbetstid i den beräkningen.

Lägg in minst elva timmars sammanhängande dygnsvila per 24-timmarsperiod med tiden mellan midnatt och klockan 5 inräknad, och minst 36 timmars sammanhängande veckovila som så långt som möjligt förläggs till veckoslutet. Kontrollera särskilt att beredskapstid inte används för att fylla ut veckovilan.

Skilj på rast och paus i schemat och dokumentera vilka avbrott som räknas som arbetstid. Lägg in jourtid inom gränserna 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, och räkna aktivt arbete under jour som övertid.

Håll allmän övertid inom 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, högst 200 timmar per kalenderår, och extra övertid inom 150 timmar per kalenderår. Vid nattarbete: kontrollera reglerna om nattvila, om undantag enligt 13 § behövs och om medarbetaren är under 18 år.

Meddela schemaändringar för icke tillfälligt arbete minst två veckor i förväg, och bedöm om en större förändring kräver medbestämmande eller förhandling enligt MBL och/eller kollektivavtalet. Dokumentera schema, avvikelser, övertid, jour och beredskap så att underlaget finns om Arbetsmiljöverket eller parterna ställer frågor.