Öppnings- och stängningsrutiner i butik: checklista

Varför öppnings- och stängningsrutiner behövs

Säker mat i din butik är dagligvaruhandelns grundläggande utbildning i livsmedelshygien och bygger på branschriktlinjen med samma namn. Den ger kunskap om hur livsmedel hanteras säkert i butik. Vid öppning och stängning kontrolleras flera områden samtidigt: före insläpp och efter att kunderna gått hem.

Arbetsmiljölagen ska förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och skapa en god arbetsmiljö; arbetsgivaren är ytterst ansvarig. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete kräver att arbetet bedrivs systematiskt. Därför behöver öppnings- och stängningsrutinerna omfatta dagliga kontroller.

Prevents checklista för dagligvaruhandel tar upp hur lokaler och arbetsplatser är utformade, följer varans väg genom butiken och täcker vanliga arbetsutrymmen. Den är gjord för övergripande skyddsronder. Samma områden – belysning, luft och ventilation, kemiska riskkällor och varumottagning – återkommer som dagliga kontrollpunkter vid öppning och stängning.

Så gör du checklistan till en vana – ansvar, signering och avvikelser

Prevent-checklistan har fält för område/plats, datum, godkänd av och deltagare, och varje fråga har plats för risk och åtgärd. Bygg öppnings- och stängningschecklistan på samma sätt: varje rad ska ha ansvarig person, datum och signatur när den är utförd.

Fördela ansvaret efter uppgift och kunskap. Arbetsmiljöverkets föreskrifter kan ställa särskilda krav på kunskaper eller på hur arbetsmiljöuppgifter fördelas. Exempel: den som öppnar ansvarar för belysning, ventilation och varumottagning; den som stänger ansvarar för rengöring, kemikalieförvaring och dokumentation.

Fånga avvikelser direkt. Om en punkt inte är uppfylld – till exempel att säkerhetsdatablad saknas eller att temperaturen inte är tillfredsställande – notera risken och vilken åtgärd som vidtas.

Checklistans huvud fylls i först: område/plats, datum, godkänd av och deltagare. Varje rad har ansvarig person och signatur när den är utförd.

Svarsalternativ per punkt: Ja, Nej eller Ej relevant. Vid Nej noteras risk och åtgärd.

Handlingsplanen har fälten Område, Åtgärd, Ansvarig, Klar senast (datum), Anteckningar och Uppföljning av åtgärd (datum och kommentar).

Bestäm vem som är säkerhetsansvarig i butiken. Bestäm vilken säkerhetsutbildning de anställda ska ha och planera för att den genomförs.

Skapa rutiner för första hjälpen och krisstöd, säkerhet och eventuell kontanthantering. Bestäm hur alla anställda, även tillfälligt anställda, får kännedom om rutinerna.

Öppningsrutiner: från personalutrymme till butiksgolv

Belysning: kontrollera att allmänbelysningen är tillräcklig i hela lokalen, att armaturerna är rengjorda och hela och att ingen belysning bländar. Prevents checklista har också en punkt om platsbelysning för den som upplever belysningen som otillräcklig, till exempel äldre medarbetare. Frågorna är kopplade till AFS 2023:12.

Luft, temperatur och ventilation: kontrollera att temperaturen är tillfredsställande, att det inte drar från entréer, fönster och portar och att ventilationen fungerar i alla utrymmen. Prevents checklista tar även upp om obligatorisk ventilationskontroll (OVK) görs med de intervall som gäller för anläggningen.

Kemiska produkter och varumottagning: kontrollera att kemikaliehanteringen följer butikens rutin och att dokumentationen finns tillgänglig. Vid varumottagningen: kontrollera att samordningsansvaret mot transportföretagen är klart och att det finns regler för hur chaufförer får låna truck vid lossning. Det är frågor som Prevent-checklistan lyfter under kemiska riskkällor respektive varumottagning.

Personalutrymmen och hygien: Arbetsmiljöverket framhåller att personalutrymmen förebygger risker och ger möjlighet till återhämtning, och att god tillgång till dagsljus i personalutrymmen är extra viktig om verksamheten inte medger dagsljus på arbetsplatsen. Kontrollera vid öppning att pausutrymmet är iordningställt, ligger nära arbetet och att allmänna krav på inomhusklimat, utrymning och säkerhet är uppfyllda. Personlig hygien och rengöring täcks i webbutbildningens del 1.

Öppningschecklista, punkt för punkt:

☐ Allmänbelysningen är tillräcklig i lokalerna. AFS 2023:12 1§1.

☐ Belysningsarmaturerna är rengjorda och hela. AFS 2023:3 2§13, AFS 2023:12 5§23–24.

☐ Ingen bländande belysning finns. AFS 2023:12 5§24.

☐ Platsbelysning finns för arbetstagare, till exempel äldre, som upplever belysningen otillräcklig. AFS 2023:12 5§23.

☐ Temperaturen är tillfredsställande på arbetsplatsen. AFS 2023:12 5§16.

☐ Inget drag från entréer, fönster och portar. AFS 2023:12 5§17.

☐ Ventilationen fungerar tillfredsställande i alla utrymmen. AFS 2023:12 5§2–3.

☐ OVK utförs med de intervaller som gäller för ventilationsanläggningen.

☐ Förekommer störande buller? AFS 2023:1 §11, AFS 2023:10 2§5.

☐ Förteckning över alla kemiska riskkällor finns. AFS 2023:10 7§6.

☐ Säkerhetsdatablad finns för alla farliga kemiska produkter. AFS 2023:10 7§4, 7§7, 7§23.

☐ Kemiska produkter förvaras på ett säkert sätt. AFS 2023:10 7§30–31.

☐ Samordningsansvaret mot transportföretagen är klart. Varumottagning.

☐ Regler finns för hur chaufförer får låna truck vid lossning. Varumottagning.

☐ Pausutrymmet är iordningställt och ligger nära arbetet. Allmänna krav på inomhusklimat, utrymning och säkerhet är uppfyllda.

☐ Dagsljus finns i personalutrymmet, extra viktigt om verksamheten inte medger dagsljus på arbetsplatsen.

☐ Märkning och information om oförpackade livsmedel kontrolleras, särskilt allergener.

☐ Den som hanterar oförpackade livsmedel har godkänt resultat i del 1 och 2 i Säker mat i din butik.

☐ Egenkontroll enligt HACCP finns med i underlaget.

Öppningschecklista – punkt för punkt

Stängningsrutiner: så avslutar du dagen utan risker

Rengöring: gå igenom de ytor, maskiner och utrymmen som använts under dagen enligt butikens hygien- och rengöringsrutiner. Signera i checklistan att rengöringen är gjord.

Kemiska produkter: ställ tillbaka alla kemiska produkter i avsedd, säker förvaring – inte framme i kundutrymmen eller personalutrymmen där de kan komma till skada. Kontrollera att kemikaliehanteringen är avslutad enligt butikens rutin. Prevents checklista har särskilda punkter för säker förvaring (AFS 2023:10 7§30–31).

Livsmedel och kylvaror: gör de kontroller som butikens egenkontrollprogram anger för livsmedel och kylvaror före stängning. Täck, märk och ställ in oförpackade livsmedel på rätt plats enligt rutinerna för bageri, kök, chark och deli. Dokumentera resultatet i checklistan.

Återställning och dokumentation: lås, larma och släck enligt butikens rutin. Om något inte kunde åtgärdas vid stängning – till exempel en trasig belysningsarmatur eller en avvikelse i kylvaruhanteringen – notera det enligt butikens avvikelserutin.

Stängningschecklista, punkt för punkt:

☐ Ytor, maskiner och utrymmen som använts under dagen är rengjorda enligt butikens hygien- och rengöringsrutiner. Signera i checklistan.

☐ Alla kemiska produkter är tillbaka i avsedd, säker förvaring, inte framme i kundutrymmen eller personalutrymmen. AFS 2023:10 7§30–31.

☐ Kemikaliehanteringen är avslutad enligt butikens rutin.

☐ Kontroller för livsmedel och kylvaror enligt egenkontrollprogrammet är gjorda.

☐ Oförpackade livsmedel är täckta, märkta och placerade på rätt plats enligt rutinerna för bageri, kök, chark och deli.

☐ Resultatet är dokumenterat i checklistan.

☐ Rutiner för kontanthantering är följda. Säkerhet och eventuell kontanthantering ingår i rutinerna för trygghet och säkerhet.

☐ Behovet av stationärt eller bärbart överfallslarm är undersökt vid kassan och där kassan räknas.

☐ Larmets funktion testas enligt rutin.

☐ Obehöriga förhindras tillträde till delar av lokalerna.

☐ Belysning vid kundentré, personalingång och varuintag är kontrollerad.

☐ Lås, larma och släck enligt butikens rutin.

☐ Avvikelser, till exempel trasig belysningsarmatur eller avvikelse i kylvaruhanteringen, noteras enligt avvikelserutin.

☐ Checklistan signeras med datum och ansvarig.

Stängningschecklista – punkt för punkt

Livsmedelssäkerhet i öppning och stängning

Livsmedelssäkerheten hänger ihop med de dagliga kontrollpunkterna i öppnings- och stängningsrutinerna. Där ingår personlig hygien, rena arbetskläder, rengöring och kontroll av oförpackade livsmedel. Två områden behöver särskild uppmärksamhet i checklistan: utbildning och allergeninformation.

Svensk Dagligvaruhandels webbutbildning har tre delar: grundläggande livsmedelshygien med personlig hygien, rengöring och egenkontroll; hantering av oförpackade livsmedel i bageri, kök, chark och deli; samt egenkontroll enligt HACCP. Behörighet ges efter godkänt resultat i del 1 och 2, och deltagaren får ett diplom. Utbildningen bygger på branschriktlinjen och kan användas för att se vilka moment som ska in i checklistan.

Allergener är en särskild punkt. Butikspersonal har en viktig roll i att ge kunder säker och korrekt information om allergener i livsmedel. För personer med livsmedelsallergi eller annan överkänslighet är korrekt information och säker hantering avgörande. Lägg därför in en kontroll av märkning och information om oförpackade livsmedel både vid öppning och stängning.

Livsmedelschecklista vid öppning och stängning:

☐ Personlig hygien är följd.

☐ Arbetskläder är rena.

☐ Rengöring är gjord.

☐ Oförpackade livsmedel kontrolleras.

☐ Märkning och information om oförpackade livsmedel kontrolleras, särskilt allergener.

☐ Den som hanterar oförpackade livsmedel har godkänt resultat i del 1 och 2 i Säker mat i din butik.

☐ Egenkontroll enligt HACCP finns med i underlaget.

Kontrollpunkter i egenkontrollen: personlig hygien, rengöring, hantering av oförpackade livsmedel i bageri, kök, chark och deli, samt HACCP.

Livsmedelssäkerhet – kontrollpunkter vid öppning och stängning

Kemiska produkter – en fast punkt i båda rutinerna

Prevents checklista för dagligvaruhandel har tre frågor under kemiska riskkällor: Finns en förteckning över alla kemiska riskkällor? Finns säkerhetsdatablad för alla farliga kemiska produkter? Förvaras kemiska produkter på ett säkert sätt? Frågorna är kopplade till AFS 2023:10. Gör dessa tre till fasta punkter i både öppnings- och stängningschecklistan.

Svensk Dagligvaruhandel har en utbildning i hantering av kemiska produkter. Den utgår från att butikspersonal behöver kunskap om kemiska produkter, växtskyddsmedel och biocidprodukter som finns i butiken, att lagstiftning är kopplad till produkterna och att tillsyn genomförs i butiker. Deltagarna får genom en rundvandring i butik lära sig hantera olika situationer.

Kemikaliechecklista i båda rutinerna:

☐ Finns en förteckning över alla kemiska riskkällor? AFS 2023:10 7§6.

☐ Finns säkerhetsdatablad för alla farliga kemiska produkter? AFS 2023:10 7§4, 7§7, 7§23.

☐ Förvaras kemiska produkter på ett säkert sätt? AFS 2023:10 7§30–31.

☐ Kunskap finns om kemiska produkter, växtskyddsmedel och biocidprodukter i butiken. Lagstiftning är kopplad till produkterna och tillsyn genomförs i butiker.

Kemikaliehantering – fasta punkter i rutinerna

Ensamarbete och hotfulla situationer vid öppning eller stängning

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om ensamarbete är tydliga: arbetsgivaren får inte låta en arbetstagare utföra en arbetsuppgift som ensamarbete om uppgiften innebär påtaglig risk för våld eller hot om våld. Öppning och stängning får därför aldrig läggas upp som ensamarbete om riskbedömningen visar att momentet innebär sådan risk.

Utgå från en riskbedömning av er butiks läge, öppettider och omgivning. Bestäm vilka moment som kräver två personer, vilka som får göras ensamma och vilka tider som är mest utsatta. Arbetsmiljöverkets föreskrifter preciserar krav för bland annat ensamarbete, och arbetet ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Checklistan bör därför ha punkter för kommunikation och larm: vem kontaktar man, hur larmar man, vilken kontaktperson finns tillgänglig och när ska man avbryta och lämna butiken. Arbetsmiljöverket lyfter också att arbete med mycket kontakt med människor kan vara stressigt och att pausutrymmen då är viktiga för lugn och återhämtning – särskilt relevant för den som öppnar eller stänger med få kollegor.

Trygghetschecklista vid öppning eller stängning:

☐ Uppgiften är inte ensamarbete om den innebär påtaglig risk för våld eller hot om våld.

☐ Riskbedömning finns av butikens läge, öppettider och omgivning.

☐ Moment som kräver två personer är bestämda.

☐ Mest utsatta tider är bestämda.

☐ Kommunikation och larm: vem kontaktar man, hur larmar man, vilken kontaktperson finns tillgänglig och när ska man avbryta och lämna butiken.

☐ Anställda kan kalla på hjälp i akuta situationer.

☐ Behovet av stationärt eller bärbart överfallslarm är undersökt, exempelvis vid kassan och där kassan räknas.

☐ Larmets funktion testas regelbundet.

☐ Obehöriga förhindras tillträde till delar av lokalerna.

☐ Belysning vid kundentré, personalingång och varuintag är undersökt.

Trygghetschecklista vid öppning eller stängning

Uppföljning som gör checklistan levande

Följ upp checklistan som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. AFS 2023:1 har grundläggande bestämmelser om att arbetsgivaren ska organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete. AFS 2023:2 anger att arbetsgivaren ska planera, organisera och genomföra sitt arbetsmiljöarbete.

Där finns också bestämmelser med preciserade krav som kan gälla undersökningar av arbetsmiljön, riskbedömningar och åtgärder. Dagliga avvikelser från öppnings- och stängningsrutinerna är underlag för uppföljningen.

Samla avvikelserna och bestäm åtgärd, ansvarig och datum för varje.

Spara underlag från öppning och stängning enligt butikens rutin, så att de kan tas fram vid uppföljning och tillsyn.

Checklistan följs upp med fälten: Område, Åtgärd, Ansvarig, Klar senast (datum), Anteckningar och Uppföljning av åtgärd (datum och kommentar).

Varje avvikelse från öppning och stängning samlas. Bestäm åtgärd, ansvarig och datum.

Spara ifyllda checklistor så de kan tas fram vid uppföljning och tillsyn.

Checklistan kan fyllas i på dator, padda eller telefon. En unik länk via e-post kan användas för att fortsätta, skicka till deltagare eller spara för uppföljning.

Handlingsplanen kan skrivas ut.