Integrera kortterminal och kassasystem: så fungerar det

Vad innebär det att integrera kortterminal och kassasystem?

En kassakoppling gör att kassasystemet och kortterminalen kommunicerar i stället för att skötas som två separata system. När personalen trycker på "ta betalt" skickas beloppet automatiskt till kortterminalen via integrationen. Kunden betalar med kort eller mobil plånbok, och transaktionen registreras i kassasystemet och hos kortinlösaren, som hanterar själva transaktionen. Personalen slipper slå in samma belopp två gånger, och köpet kopplas direkt till rätt betalning.

Det finns tre vanliga uppsättningar, och skillnaden ligger i var beloppet registreras. Kassakopplad terminal: terminalen är integrerad med kassan, belopp och betalsätt följer med automatiskt och betalningen registreras på rätt köp i kassasystemet. Fristående terminal: personalen slår in beloppet manuellt och köpet registreras separat i kassan, vilket ger fler manuella moment och större risk att belopp eller betalsätt blir fel. SoftPOS: telefonen fungerar som terminal via en app och en SoftPOS-licens, till exempel Swedbank Pay Trend, och du tar betalt direkt på telefonen.

Att välja bort integration är framför allt en administrativ kostnad: varje betalning måste stämmas av mot kassan, och kvitto, bokföring och dagsavslut bygger på att beloppen stämmer mellan två system. Med kassakoppling blir betalningen en del av samma transaktion som försäljningen. Onslips guide rekommenderar kassakoppling för att minska fel och effektivisera registreringen.

Fördelar och nackdelar med kassakoppling

Så fungerar betalflödet steg för steg

1. Personalen registrerar varorna i kassan och trycker på "ta betalt". 2) Beloppet skickas automatiskt till kortterminalen via integrationen mellan kassasystemet och terminalen. 3) Kunden betalar med sitt kort eller sin mobila plånbok, och transaktionen genomförs. 4) Transaktionen registreras i kassasystemet och hos kortinlösaren, som tar hand om själva transaktionen.

Hur snabbt en korttransaktion hanteras beror på vilken typ av terminal du använder, vilken leverantör du har och hur väl kassakopplingen till kassasystemet är optimerad.

Utbetalningen sker via din kortinlösare och kan ske dagligen eller redan nästkommande bankdag, beroende på vilket avtal om kortinlösen du har med din inlösare. Pengarna betalas ut till det företagskonto du valt, och de flesta leverantörer har självbetjäningsverktyg där du kan följa och administrera dina transaktioner.

Kopplingsalternativ: terminal, mobil och kassa i terminalen

En stationär terminal står fast vid kassan. En trådlös terminal kan flyttas, vilket passar bordsservering eller verksamhet där kunden betalar där den står. Båda kan vara kassakopplade eller fristående beroende på val av lösning.

SoftPOS innebär att telefonen blir betalterminal via en app och en SoftPOS-licens. Swedbank Pay Trend är ett exempel: 99 kr/mån plus från 0,79 % per transaktion och 12 månaders bindningstid, med stöd för Visa, Mastercard, American Express och mobila plånböcker som Apple Pay, Google Pay och Samsung Pay.

En tredje variant är att lägga hela kassan i terminalen. Swedbank Pay Premium är en kassakopplad betalterminal där du, beroende på din kassaleverantör, kan ha hela kassan i terminalen med all mjukvara på samma ställe. Priset anges från 599 kr/mån plus 0,79 % per transaktion, med 36 månaders bindningstid – där 12 eller 24 månader kan väljas mot en extra kostnad – och kostnad för kassalicens tillkommer från leverantören. Jämför med Swedbank Pay Classic, en fysisk betalterminal med kortinlösen från 199 kr/mån plus 0,79 % per transaktion och 36 månaders bindningstid.

Väljer du i stället ett kassasystem som Onslip kan det kopplas till flera olika betallösningar och inlösare, till exempel Worldline, Swedbank Pay, Nets, Elavon, Adyen och Viva.com.

Kopplingsalternativ: Stationär, trådlös och SoftPOS

Swish och andra betalsätt i samma kassaflöde

Swish kan integreras på två nivåer. I terminalen: Nets erbjuder Swish-integration på de flesta av sina terminaler, där kunden skannar en QR-kod som visas på terminalens skärm, och Swedbank Pay har Swish-betalning integrerat i A920 Pro och A35. I kassasystemet: Swish Handel gör det möjligt att integrera Swish med kassasystemet, till exempel Onslip, så att kunden skannar en QR-kod och betalningen kopplas direkt till köpet. För Swish i Nets terminal krävs ett Swish Företag-avtal med din bank.

Alla terminaler stödjer dock inte Swish. SumUp Air/Solo har ingen Swish-integration, och Zettle har Swish via sin app i stället för i terminalen. I de fallen används Swish Företag via mobilappen parallellt med terminalen – det fungerar, men innebär ett separat steg i kassan.

Kostnadsbilden skiljer sig mellan betalsätten. Swish Företag ligger typiskt på 1–3 kr per transaktion som ett fast belopp, inte en procentandel, med en månadsavgift som varierar per bank, ofta 0–50 kr/mån, och oftast kostnadsfri setup. Kortbetalning ligger i spannet 0,3–1,85 %. Vid ett köp på 500 kr blir kortbetalning med 1,69 % cirka 8,45 kr, medan Swish kan kosta omkring 2 kr. Vid små belopp, under 100 kr, kan den fasta Swish-avgiften i stället bli relativt hög jämfört med en procentbaserad kortavgift.

Kort är fortfarande basen i de flesta verksamheter, och mobila plånböcker som Apple Pay, Google Pay och Samsung Pay har blivit allt vanligare. Enligt Onslips guide, som hänvisar till Riksbanken, genomfördes 3 036 miljoner korttransaktioner under 2023 till ett värde av 985 miljarder kronor på kortterminaler. Swish lanserades 2012 och har fått stor spridning – över 8 miljoner svenskar har Swish. Moderna kortterminaler kan dessutom hantera fler betalsätt än kort och mobila plånböcker, till exempel Klarna, Vipps, PayPal och Swish direkt i terminalen, men alla kassasystem har inte en direkt koppling till dessa metoder.

Statistik över betalningar i Sverige (2023)

Rapporter, bokföring och dagsavslut efter integrationen

När kort och Swish går genom samma kassaflöde sammanställs allt i en rapport, oavsett vilka betalsätt kunderna väljer. Det ersätter separata avstämningar per betalsätt och ger en gemensam bild av dagens försäljning.

Automatiska dagsavslut kan schemaläggas i terminalen, så att avslutet genomförs vid en tid du bestämt. Det minskar momentet att komma ihåg avslutet manuellt och ger en konsekvent brytpunkt per dag.

I vissa kassasystem kan betalmetoder ställas in manuellt för att köpet ska registreras korrekt, och kassasystemet kan skicka bokföringsunderlag automatiskt till ekonomisystem som Fortnox eller Visma Spiris. Vilka bokföringskonton de olika betalsätten ska hamna på bör du stämma av med din redovisningskonsult.

Kassaregister och integration: vad du behöver känna till

Enligt Skatteverket måste företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar registrera försäljningen i ett kassaregister. Det gäller även betalningar som tas emot elektroniskt, till exempel via Swish. Kontokort räknas som konto- eller kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster, och till kontantbetalning räknas förutom sedlar och mynt även presentkort och kuponger som företaget löser in hos ett annat företag.

Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem, och verksamheten ska anmäla sitt kassaregister till Skatteverket. Det finns undantag från kravet, till exempel för verksamheter med liten försäljning eller där hela eller delar av försäljningen faktureras. Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17), och om registret har ett journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML.

Frågor om vad just ditt kassaregister uppfyller ställs med fördel till din kassaregisterleverantör.

Så väljer du rätt integration för din verksamhet

Utgå från verksamhetstyp och kundflöde. En butik med kassadisk klarar sig oftast med en stationär, kassakopplad terminal. En restaurang med bordsservering behöver kunna ta betalt ute hos kunden och därför en trådlös terminal. En mobil verksamhet, till exempel en marknadsstånd eller en tjänst som utförs hos kunden, passar SoftPOS där telefonen blir terminal.

Fråga dig hur kunderna vill betala och om Swish är en del av det. Behöver du Swish direkt i terminalen styr det valet av leverantör, eftersom långt ifrån alla terminaler har Swish-stöd och vissa i stället kräver att Swish-appen används separat. Räkna på betalmetodens kostnad: kortbetalning är procentbaserad, medan Swish ofta är ett fast belopp per transaktion – vilket slår olika beroende på dina typiska köpbelopp.

Jämför avgifterna i sina komponenter: transaktionsavgift i procent, eventuell fast avgift per Swish-transaktion, månadsavgift, start- eller setupavgift och kostnad för kassalicens om du väljer en lösning där kassan ligger i terminalen. Bindningstiden varierar mellan leverantörer och modeller – från 12 månader för SoftPOS till 36 månader för vissa terminal- och kassalösningar – och kortare bindningstid kan innebära en extra kostnad.

Kontrollera också uppkopplingen, supportens tillgänglighet och om du kan testa lösningen innan du binder dig. En terminal utan kassakoppling kan vara billigare i inköp men kostar tid i kassan varje dag.

Checklista inför valet: Vilka betalsätt måste fungera i kassan (kort, Swish, kontant, mobila plånböcker)? Ska terminalen vara kassakopplad eller fristående? Räcker stationär terminal, eller behöver du trådlös eller SoftPOS? Behöver du Swish i terminalen eller fungerar separat Swish-app? Vad är transaktionsavgiften i procent, och vad är den fasta avgiften per Swish-betalning? Vilka månads-, start- och licensavgifter tillkommer? Hur lång är bindningstiden? Finns support och självbetjäningsverktyg för transaktioner? Hur kopplas rapporter och bokföringsunderlag till ditt ekonomisystem? Kan du testa lösningen innan avtal?