Bemanningsplanering i butik: schema, kostnad och lagkrav

Bemanningsplanering i butik: där schema, kostnad och lagkrav möts

Bemanningsplanering i butik kopplar ihop arbetsmiljö, bemanning och budget. Lagar och kollektivavtal sätter ramarna för hur schemat får läggas.

Guiden går igenom tre delar: schemat med framförhållning och medarbetarinflytande, kostnadsstyrningen av schemalagda timmar och personalbudget, och lagkraven i arbetstidslagen, arbetsmiljölagen och AFS 2023:2.

Tre ben bär planeringen: schemat med sin framförhållning, kostnaden i schemalagda timmar och lagkraven i arbetstidslagen med flera regelverk. Tappar butiken ett av benen blir bemanningen svår att försvara.

Delarna hänger ihop. Ett schema som läggs sent ökar upplärningskostnaden och antalet extra pass, samtidigt som kollektivavtalet kräver lång framförhållning och medarbetarinflytande.

Enligt rapporten Makten över arbetstiden och bemanningen (Handels, 21 juni 2022) får 38 procent av butikssäljarna schemat mindre än fyra veckor i förväg. 12 procent får det samma dag eller dagen innan det börjar.

Bristande bemanningsplanering är ett av de främsta arbetsmiljöproblem som skyddsombuden lyfter i butik och lager.

Dålig planering skapar stress på och utanför jobbet och försämrar den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Butiken måste samtidigt hålla kostnaderna under kontroll och följa arbetstidslagen. Den reglerar dygns-, vecko- och årsarbetstid, raster och nattvila; kollektivavtal kan ersätta delar av lagen.

Det namngivna ramverket är arbetstidslagen, arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2 och EU-direktiv 2003/88/EG. Kollektivavtal med Handels kan ersätta delar av arbetstidslagen enligt lagens tredje paragraf.

Arbetstidslagen gäller, med vissa undantag, allt arbete som utförs i Sverige. Det gäller oavsett om företaget är svenskt eller utländskt, så länge verksamheten bedrivs här.

Namnen som bär guiden är Handels och dess fackliga rådgivning, skyddsombuden, Arbetsmiljöverket, SKR och systemet Quinyx hos GANT. Butiksexemplen är Ica Maxi Västerås och Willys Västerås Hälla.

Kostnadsstyrningen vilar på lönekostnader och på OB-tillägg för obekväm arbetstid. I butik ger Handels 50 procent måndag–fredag 18.15–20.00, 70 procent måndag–fredag efter 20.00 och 100 procent lördagar efter 12.00 samt söndagar och helgdagar.

Så brister schemat i butik – och varför det drabbar både personal och verksamhet

Bland visstidsanställda är siffrorna högre: 43 procent får schemat samma dag eller högst en vecka innan det gäller.

55 procent av de butiksanställda tar extra pass minst en gång i månaden. Det hänger samman med ofrivillig deltid och otrygga anställningar; visstidsanställda och andra med otrygga anställningar drabbas hårdast.

Ett sent schema krånglar till medarbetarnas livspussel, ökar stressen och låter dyrbar arbetstid gå åt till att lära upp nya visstidsanställda.

Bättre framförhållning och planering gör att anställda kan planera sina liv. Sysselsättningsgraden kan öka för dem som arbetar ofrivillig deltid.

Att få ordning på bemanningen handlar om att planera efter den verksamhet butiken faktiskt har. När arbetsgivaren blickar ut över det kommande verksamhetsåret bör bemanningen planeras därefter.

En förklaring är att arbetsgivarna kan täcka upp arbetstoppar och därför strunta i bemanningsplaneringen. Otrygga anställningar och brist på planering hänger ihop.

Statistik om bemanningsplanering i butik

Schema med framförhållning och medarbetarinflytande

Handelsavtalet säger att bemanning och schemaläggning ska planeras med lång framförhållning, och att anställda ska kunna påverka utifrån sina behov. Det glöms ofta bort i praktiken.

Bristande framförhållning betyder i praktiken ingen planering och inget samråd med de anställda om förläggningen av kvälls- och helgarbete. Kollektivavtalet säger i stället att planeringen ska ske med lång framförhållning.

En verksamhetsanpassad och hälsosam arbetstidsförläggning främjar heltidsarbete och stödjer ett långt och hållbart arbetsliv. Den ska utgå från verksamhetens behov och tillgängliga resurser.

Arbetstidens förläggning är en viktig resurs för att nå verksamhetens mål. Samtidigt påverkar den medarbetarnas arbetsmiljö och möjlighet att kombinera arbete med privatliv.

Schemat måste hålla över tid. En sjukdag, en röd dag eller en ändring från kundens sida påverkar flera kommande tillfällen. Är den planerade tiden för kort återkommer stressen varje gång.

Handels fackliga rådgivning rekommenderar en tydlig arbetsgång: arbeta med schemaläggningen, samla in medlemmarnas önskemål och förhandla sedan med arbetsgivaren.

Malin Blomqvist, teamledare på Handels fackliga rådgivning, säger: ”De behöver jobba med schemaläggningen och samla in önskemål från medlemmarna. Och sedan sätta sig med arbetsgivaren och förhandla. Det gynnar alla, det blir mindre tjafs på arbetsplatsen om man har en bra schemaläggning.”

Arbetsgivaren har alltid arbetsledningsansvar. Alla kan inte alltid få exakt som de vill, men schemat bör diskuteras löpande. Om ett önskemål inte kan tillgodoses måste det finnas argument för det.

GANT kommunicerar scheman sex månader i förväg, vilket underlättar medarbetarnas fritidsplanering. På Ica Maxi Västerås har de flesta schemat i mobilappen.

Willys Västerås Hälla har tecknat kollektivavtal med Handels och Unionen. En tillsvidaretjänst där avser 38,25 timmar i veckan, med arbete tidig morgon, dagtid, kvällar och helger.

Kollektivavtalet anger lång framförhållning och medarbetarinflytande. Fyra veckor är ett mått i rapporten Makten över arbetstiden och bemanningen: 38 procent får schemat med kortare framförhållning än fyra veckor.

Willys Västerås Hälla söker butiksmedarbetare till frukt och grönt med tillsvidareanställning på 38,25 timmar i veckan; provanställning tillämpas. Tillträde är 2026-08-10 eller enligt överenskommelse, och arbetet varierar mellan tidig morgon, dagtid, kvällar och helger.

Framförhållning i schemaläggning – jämförelse mellan butiker

Kostnadsstyrning: personalkostnad per timme, budget och OB

Schemalagda timmar är en betydande kostnad i butik. Varje schemalagd timme kostar mer än timlönen.

Personalkostnaden per timme är högre än timlönen. Utöver timlönen tillkommer bland annat semesterersättning och arbetsgivaravgifter.

Två mått att styra mot är antalet schemalagda timmar och personalbudgeten per dag, vecka, månad och år. Båda går att följa upp löpande i ett schemasystem.

Till kostnaden kommer OB-tillägg för obekväm arbetstid. I butik ger Handels 50 procent måndag–fredag 18.15–20.00, 70 procent måndag–fredag efter 20.00 och 100 procent lördagar efter 12.00 samt söndagar och helgdagar (Handels).

Kostnaden hänger ihop med schemat. Ett sent schema ökar upplärningen av nya visstidsanställda och antalet extra pass, medan bättre framförhållning kan höja sysselsättningsgraden för dem som arbetar ofrivillig deltid.

En dold kostnad är upplärningen. Sent schema och hög andel visstidsanställda gör att dyrbar arbetstid går åt till att ständigt lära upp nya medarbetare.

Bemanningskostnaden påverkas också av ofrivillig deltid och extra pass. 55 procent av de butiksanställda tar extra pass minst en gång i månaden.

SKR:s personalplaneringsverktyg (xlsx, 192 kB) kan beräkna hur mycket personal som behövs för att täcka verksamhetens behov. Verktyget har en flik med riktlinjer för bemanningsmål och en allmän beskrivning av bemanningsbehov och bemanningsmål.

SKR betonar att arbetstidsförläggningen styrs av rörelsens krav och de resurser som finns. Det finns också stödmaterial för beräkning av bemanningsbehov och schemaläggning.

SKR har stödmaterial om hälsosam arbetstidsförläggning, beräkning av bemanningsbehov, schemaläggning och schemaläggningsteknik.

GANT hanterade förr scheman i Excel och tre separata system, vilket tog tid. Efter att ha infört Quinyx webbaserade schemaläggningssystem sänkte företaget snittiden för schemaläggningsplanering och uppföljning med 75 procent. Cheferna kan nu tillbringa mer tid i butiken, med sina kunder och sina anställda.

Cheferna fick bättre förståelse för schemalagda och arbetade timmar, kunde minska det totala antalet schemalagda timmar och fick kontroll över personalbudgeten per dag, vecka, månad och år.

GANT har fått bättre kontroll över personalkostnaderna. Företaget ville förbättra och förenkla schemaläggning, tidrapportering och löneutbetalningar.

Nästa steg för GANT är att använda budget- och prognosfunktioner för att optimera arbetsschemat mot säljmålen. Företaget fortsätter även utvecklingen i sina butiker i Storbritannien.

GANT grundades av Bernhard Gantmacher i USA 1949. Företaget tog kontakt med Quinyx under 2014.

Som mått på en heltid i butik: en tillsvidaretjänst på Willys Västerås Hälla avser 38,25 timmar i veckan.

SKR:s stöd är byggt för välfärden, där arbetstidsförläggningen utgår från invånarnas behov av välfärdstjänster och verksamheter som kan behöva bedrivas oavsett tidpunkt på dygnet. För butik är motsvarande utgångspunkt rörelsens krav och de resurser som finns.

Lagkrav och kollektivavtal att hålla koll på

Arbetstidslagen är grunden. Den styr arbetstid över dygn, vecka och år, jourtid och beredskap, raster och pauser samt nattvila. Med vissa undantag gäller lagen allt arbete som utförs i Sverige, oavsett om företaget är svenskt eller utländskt.

Kollektivavtal kan avtala bort arbetstidslagen helt eller delvis. Vilka regler som får avtalas bort framgår av lagens tredje paragraf.

Sanktionsavgifterna kopplar lagkravet till budgeten. Sedan den 1 juli 2014 har övertidsavgiften ersatts av sanktionsavgifter, som kan tas ut vid överträdelser av bestämmelserna om ordinarie arbetstid.

Sedan den 1 augusti 2011 får arbetsgivare låta anställda arbeta extra övertid utan särskilt tillstånd från Arbetsmiljöverket, om det finns särskilda skäl och situationen inte har kunnat lösas på annat rimligt sätt.

Arbetstidslagen bygger delvis på EU-direktivet 2003/88/EG, med minimiregler om veckovila, dygnsvila och sammanlagd veckoarbetstid. Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetstidslagen och kan medge undantag från vissa regler. Myndigheten har däremot inte tillsyn över kollektivavtal och kan därför inte bedöma om de följer lagen.

Arbetsmiljöverket prövar inte heller om kollektivavtal uppfyller direktivets krav. Det är parterna som sluter kollektivavtal om arbetstiden.

Regeln om dygnsvila och förbud mot nattarbete finns i 13 § arbetstidslagen. Ansökan om undantag från den regeln görs hos Arbetsmiljöverket.

För minderåriga gäller särskilda regler i arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om minderårigas arbetsmiljö. Minderåriga – alla under 18 år – får aldrig arbeta mellan midnatt och klockan fem på morgonen. De ska ha en sammanhängande rast på minst 30 minuter senast efter fyra och en halv timmes arbete och rätt till pauser.

Barn och ungdomar är känsliga för störningar i dygnsrytmen av att arbeta sena kvällar eller tidiga morgnar. Arbetstiden får inte hindra skolgången eller möjligheten att ta till sig skolundervisningen.

De ska också ha veckovila på minst två dagar under varje sjudagarsperiod, och den sammanhängande ledigheten får inte understiga 36 timmar.

Yngre barn (under 13 år) och äldre barn (13–15 år) får inte arbeta mellan klockan 20 och klockan 06. De ska ha minst 14 timmars sammanhängande ledighet för nattvila.

Under skolveckor får de arbeta högst 2 timmar per skoldag eller 7 timmar per skolfri dag, och högst 12 timmar per skolvecka. Under skollov som är minst en vecka får de arbeta högst 7 timmar per dag och högst 35 timmar per vecka.

De ska ha minst 4 veckors sammanhängande ledighet varje kalenderår, förlagd till tid fri från schemalagd undervisning. Arbetsmiljöverket definierar en ungdom som en minderårig som har gått ut nian och fyller minst 16 år under det pågående kalenderåret.

Om sommarlovet är 10 veckor kan barnen arbeta högst 6 veckor av dessa.

AFS 2023:2 (kap. 8, bil. 2) är Arbetsmiljöverkets föreskrift som kan påverka åldersgränser i butik. Willys Västerås Hälla anställer inte personer under 18 år och hänvisar i sin annons till just AFS 2023:2 kapitel 8 och bilaga 2.

Veckovilan för yngre och äldre barn ska ligga på en tid som är fri från schemalagd undervisning, och detsamma gäller den sammanhängande ledigheten. För yngre barn som arbetar inom den närmsta familjen är det föräldrarna som avgör arbetstiden.

Verktyg och kommunikation: från Excel till mobil schemaapp

Digitala scheman och mobilappar är vanliga i butik. På Ica Maxi Västerås har de flesta schemat i mobilappen.

GANT gick från Excel och tre separata system till Quinyx: schema, tid, kommunikation, uppgift samt budget och prognos, mobila appar och integration mot externt lönesystem.

Medarbetarna använder appen dagligen för att hålla koll på schema och ändringar, attestera arbetade timmar, kommunicera med chefer och ansöka om ledighet. Företaget har fått positiv feedback från medarbetarna.

Internkommunikationen gällande arbetstid, schemaplanering och schemaändringar har förbättrats avsevärt. Medarbetarna nämner att Quinyx är en viktig del i deras arbetsliv.

Tomas Andersson, retail operations manager på GANT, säger: ”Tidigare gjorde vi schemaläggningen i Excel. Att införa ett webbaserat system har gjort stor skillnad och jag är så nöjd. Jag kan varmt rekommendera Quinyx till butikskedjor som har mycket personal och vill få en smidigare schemaläggningsprocess.”

GANT:s val föll på Quinyx för användarvänligheten och det stora antalet funktioner, vilket stämde med företagets arbetssätt och målsättning.

Ett gemensamt system ger både schema och kostnadsunderlag. Hos GANT visade det schemalagda och arbetade timmar samt personalbudgeten per dag, vecka, månad och år.

För butiker utan avancerade system kan en tydlig kommunikationsrutin och en gemensam kalender vara första steget.

GANT ville förbättra och förenkla schemaläggning, tidrapportering och löneutbetalningar. Tidigare sköttes detta i tre separata system.

SKR har stödmaterial om schemaläggning och schemaläggningsteknik.

SKR:s stöd är namngivet. Förhandlaren Ann-Sophie Svedhem beskriver i en film på cirka 11 minuter hur och vem som bestämmer om arbetstidens förläggning.

Bilaga 5 a till HÖK 22 (pdf, 114 kB) ger centrala parters syn på en väl fungerande arbetstidsförläggning. Region Skåne har en webbutbildning i hälsofrämjande schemaläggning på cirka 15 minuter, i tre delar.

Syftet med Region Skånes webbutbildning är att ge chefer och medarbetare kunskap för att kunna göra goda val som främjar hälsa vid tjänstgöring blandad dag och natt.

Fördelar och nackdelar med digitala schemaläggningssystem

Steg för steg: så bygger du ett hållbart bemanningsschema i butik

En praktisk arbetsgång för bemanningsschemat:

Steg-för-steg: bygg ett hållbart bemanningsschema

Uppföljning och samverkan med skyddsombud och fack

Bemanningsplanering är en återkommande arbetsmiljöfråga. Handels skyddsombud lyfter bristande bemanningsplanering som ett av de främsta arbetsmiljöproblemen i butik och lager.

Genom att ta hjälp av den fackliga kunskapen kan man se till att det finns personal nog för att ta hand om verksamheten på bästa sätt.

Handels fackliga rådgivning får ofta samtal från medlemmar som känner sig orättvist behandlade. Ett exempel är när ett schema som fungerat för lämning och hämtning på förskolan plötsligt ändras.

Malin Blomqvist påpekar att sådant hade kunnat lösas om arbetsgivaren hade arbetat med bemanningsplaneringen. Många i butik och lager har dålig koll på kollektivavtalets regler om schemaläggning och planering – även en del arbetsgivare. Därför vilar ett tungt ansvar på den lokala Handelsklubben.

Finns ingen Handelsklubb eller ombud på arbetsplatsen kan man vända sig till den lokala avdelningen och få hjälp av en ombudsman. Arbetsgivaren har alltid arbetsledningsansvar, men schemat bör diskuteras löpande och beslut som påverkar medarbetarna måste kunna motiveras.

Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetstidslagen och kan medge undantag från vissa regler. Myndigheten har inte tillsyn över kollektivavtal och kan inte bedöma om de följer lagen.

Checklista för butikschefen

• Lägg schemat i god tid – kollektivavtalet kräver lång framförhållning och medarbetarinflytande. Fyra veckor är måttet i Handels rapport.

• Samla in medarbetarnas önskemål innan schemat läggs.

• Beräkna bemanningsbehovet utifrån drift och resurser. Använd SKR:s kalkylark för personalplanering vid behov.

• Utnyttja stödmaterialet: SKR:s verktyg för personalplanering (xlsx, 192 kB), bilaga 5 a till HÖK 22 (pdf, 114 kB) och Region Skånes webbutbildning i hälsofrämjande schemaläggning.

• Kontrollera arbetstidslagen och kollektivavtalet: dygns-, vecko- och årsarbetstid, raster, pauser, nattvila, dygnsvila och veckovila. 3 § arbetstidslagen anger vad som får avtalas bort, och regeln om dygnsvila och förbud mot nattarbete finns i 13 §.

• Med minderåriga i butiken: inget arbete mellan midnatt och 05.00, rast på minst 30 minuter senast efter 4,5 timmar, veckovila minst två dagar per sjudagarsperiod och minst 36 timmars sammanhängande ledighet. Yngre och äldre barn får inte arbeta mellan 20.00 och 06.00 och har egna gränser för arbetstid och ledighet.

• Vid minderåriga: kontrollera Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2 (kap. 8, bil. 2), som Willys Västerås Hälla hänvisar till.

• Följ upp schemalagda och arbetade timmar samt personalbudget löpande – som GANT efter sitt systembyte.

• Kommunicera schema och ändringar i god tid, gärna i mobilapp. GANT kommunicerar sex månader i förväg.

• Ha en löpande dialog med skyddsombud och facklig klubb. Vid behov: kontakta den lokala Handelsavdelningen för ombudsmannahjälp.

• Om schemat inte fungerar: dokumentera problemen och lyft dem med argument. Arbetsgivaren har arbetsledningsansvar men måste kunna motivera beslut.

• Kontrollera kollektivavtal och veckoarbetstid: Willys Västerås Hälla är bundet av Handels och Unionen och har 38,25 timmar i veckan för en tillsvidaretjänst.

• Mät snittiden för schemaläggning och uppföljning. GANT sänkte den med 75 procent och fick kontroll över personalbudgeten per dag, vecka, månad och år.

• Namnge regelverken i rutinen: arbetstidslagen, arbetsmiljölagen, AFS 2023:2, 3 § och 13 § arbetstidslagen samt EU-direktiv 2003/88/EG. Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetstidslagen.

• Extra övertid får läggas utan särskilt tillstånd från Arbetsmiljöverket om särskilda skäl finns och situationen inte kan lösas på annat rimligt sätt.

• Sanktionsavgifter kan tas ut vid överträdelser av bestämmelserna om ordinarie arbetstid sedan 1 juli 2014.

• Utgå från rörelsens krav och de resurser som finns när arbetstiden förläggs.

Checklista för butikschefen – viktiga punkter att kontrollera