Bemanningsplanering i butik: schema, kostnad och lagkrav

Bemanningsplanering i butik: där schema, kostnad och lagkrav möts

Bemanningsplanering i butik handlar om arbetsmiljö, bemanning och budget – och om de lagar och kollektivavtal som sätter ramarna.

Handels rapport Makten över arbetstiden och bemanningen visar att 38 procent av butikssäljarna får schemat mindre än fyra veckor i förväg, medan 12 procent får det samma dag eller dagen innan det börjar. Uppåt hälften av skyddsombuden i butik och lager ser stora problem med bemanningsplaneringen. Bristande bemanningsplanering är ett av de främsta arbetsmiljöproblem som skyddsombuden lyfter.

Dålig planering skapar stress både på och utanför jobbet och försämrar den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Butiken måste samtidigt hålla koll på kostnader och följa arbetstidslagen, som reglerar arbetstid per dygn, vecka och år, raster och nattvila. Kollektivavtal kan ersätta delar av lagen.

Så brister schemat i butik – och varför det drabbar både personal och verksamhet

Problemen börjar ofta med kort framförhållning: 38 procent av butikssäljarna får schemat mindre än fyra veckor i förväg och 12 procent samma dag eller dagen innan. Bland visstidsanställda är siffrorna högre – 43 procent får schemat samma dag eller max en vecka innan det gäller.

Samtidigt hoppar 55 procent av de butiksanställda in och tar extra pass minst en gång i månaden. Det hänger samman med ofrivillig deltid och otrygga anställningar. Handels lyfter att de med otrygga anställningar, till exempel visstidsanställda, drabbas hårdast.

Bristerna påverkar verksamheten: ett sent schema krånglar till medarbetarnas livspussel, ökar stressen och gör att dyrbar arbetstid går åt till att lära upp nya visstidsanställda. Med bättre framförhållning och planering kan de anställda planera sina liv, och sysselsättningsgraden för dem som arbetar ofrivillig deltid kan öka.

Bristande bemanningsplanering – siffror från svensk praktik

Schema med framförhållning och medarbetarinflytande

Kollektivavtalet säger att bemanning och schemaläggning ska planeras med lång framförhållning, och att anställda ska kunna påverka utifrån sina behov. Enligt Handels glöms det ofta bort i praktiken.

Handels fackliga rådgivning rekommenderar en tydlig arbetsgång: arbeta med schemaläggningen, samla in medlemmarnas önskemål och förhandla sedan med arbetsgivaren. Malin Blomqvist, teamledare på Handels fackliga rådgivning, säger: ”De behöver jobba med schemaläggningen och samla in önskemål från medlemmarna. Och sedan sätta sig med arbetsgivaren och förhandla. Det gynnar alla, det blir mindre tjafs på arbetsplatsen om man har en bra schemaläggning.”

Arbetsgivaren har alltid ett arbetsledningsansvar. Alla kan inte alltid få exakt som de vill, men schemat bör diskuteras löpande. Kan arbetsgivaren inte tillgodose ett önskemål måste det finnas argument för det. GANT är ett exempel på lång framförhållning: de kommunicerar scheman sex månader i förväg, vilket gör det lättare för medarbetarna att planera fritiden. På Ica Maxi Västerås har de flesta schemat i mobilappen.

Kostnadsstyrning: matcha bemanning mot försäljning och budget

Schemalagda timmar är en av butikens största kostnader. Att matcha bemanningen mot försäljning och budget kräver underlag och uppföljning.

SKR har ett verktyg för personalplanering som kan beräkna hur mycket personal som behövs för att täcka verksamhetens behov. Verktyget innehåller bland annat en flik med riktlinjer för bemanningsmål och en allmän beskrivning av bemanningsbehov och bemanningsmål. SKR betonar också att arbetstidsförläggningen beror på verksamhetens behov och tillgängliga resurser, och att det finns stödmaterial för beräkning av bemanningsbehov och schemaläggning.

Modeföretaget GANT är ett effektiviseringsexempel. Förr hanterades scheman i Excel och i tre separata system, vilket tog tid. Efter att ha infört ett webbaserat schemaläggningssystem sänkte GANT snittiden för schemaläggningsplanering och uppföljning med 75 procent. Cheferna fick bättre förståelse för schemalagda och arbetade timmar, kunde minska det totala antalet schemalagda timmar och fick kontroll över personalbudgeten per dag, vecka, månad och år. Nästa steg för GANT är att använda budget- och prognosfunktioner för att optimera arbetsschemat mot säljmålen.

Från Excel till digital lösning: GANTs effektivisering

Lagkrav och kollektivavtal att hålla koll på

Arbetstidslagen är grunden. Den reglerar hur mycket man får arbeta per dygn, per vecka och per år. Den tar upp jourtid och beredskap, vilka raster och pauser man har rätt till samt vad som gäller för nattvila. Med vissa undantag gäller lagen allt arbete som utförs i Sverige, oavsett om företaget är svenskt eller utländskt.

Kollektivavtal kan avtala bort arbetstidslagen helt eller delvis. Vilka regler som får avtalas bort framgår av lagens tredje paragraf. Sedan den 1 juli 2014 har övertidsavgiften i arbetstidslagen ersatts av sanktionsavgifter, som kan tas ut vid överträdelser av bestämmelserna om ordinarie arbetstid. Sedan den 1 augusti 2011 får arbetsgivare låta anställda arbeta extra övertid utan särskilt tillstånd från Arbetsmiljöverket, om det finns särskilda skäl och situationen inte har kunnat lösas på annat rimligt sätt.

Arbetstidslagen bygger delvis på EU-direktivet 2003/88/EG, som har minimiregler om veckovila, dygnsvila och sammanlagd veckoarbetstid. Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetstidslagen och kan medge undantag från vissa regler. Myndigheten har däremot inte tillsyn över kollektivavtal och kan därför inte bedöma om de följer lagen.

För minderåriga gäller särskilda regler i arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Minderåriga, alla under 18 år, får aldrig arbeta mellan midnatt och klockan fem på morgonen. De ska ha en sammanhängande rast på minst 30 minuter senast efter fyra och en halv timmes arbete och har rätt till pauser. De ska också ha veckovila på minst två dagar under varje sjudagarsperiod, och den sammanhängande ledigheten får inte understiga 36 timmar.

Yngre barn (under 13 år) och äldre barn (13–15 år) får inte arbeta mellan klockan 20 och klockan 06. De ska ha minst 14 timmars sammanhängande ledighet för nattvila. Under skolveckor får de arbeta högst 2 timmar per skoldag eller 7 timmar per skolfri dag, och högst 12 timmar per skolvecka. Under skollov som är minst en vecka får de arbeta högst 7 timmar per dag och högst 35 timmar per vecka. De ska ha minst 4 veckors sammanhängande ledighet varje kalenderår, förlagd till tid fri från schemalagd undervisning. Arbetsmiljöverket definierar en ungdom som en minderårig som har gått ut nian och fyller minst 16 år under det pågående kalenderåret.

Lagkrav och regler för arbets- och ledighetstid för minderåriga

Verktyg och kommunikation: från Excel till mobil schemaapp

Digitala scheman och mobilappar är vanliga i butik. Enligt Arbetet har de flesta på Ica Maxi Västerås schemat i mobilappen.

GANT gick från Excel och tre separata system till ett webbaserat system med schema, tid, kommunikation, uppgift, budget och prognos, mobila appar och integration mot externt lönesystem. Medarbetarna använder appen dagligen för att hålla koll på schema och ändringar, attestera arbetade timmar, kommunicera med chefer och ansöka om ledighet. Företaget har fått positiv feedback från medarbetarna.

Tomas Andersson, retail operations manager på GANT, säger: ”Tidigare gjorde vi schemaläggningen i Excel. Att införa ett webbaserat system har gjort stor skillnad och jag är så nöjd. Jag kan varmt rekommendera Quinyx till butikskedjor som har mycket personal och vill få en smidigare schemaläggningsprocess.” För butiker som saknar avancerade system kan en tydlig kommunikationsrutin och en gemensam kalender vara första steget.

Steg för steg: så bygger du ett hållbart bemanningsschema i butik

En praktisk arbetsgång för bemanningsschemat kan vara:

Steg för steg: bygg ett hållbart bemanningsschema i butik

Uppföljning och samverkan med skyddsombud och fack

Bemanningsplanering är en återkommande arbetsmiljöfråga. Handels skyddsombud lyfter bristande bemanningsplanering som ett av de främsta arbetsmiljöproblemen, och uppåt hälften av skyddsombuden inom butik och lager upplever stora problem med bemanningsplaneringen på sin arbetsplats.

Handels fackliga rådgivning får ofta samtal från medlemmar som känner sig orättvist behandlade, till exempel när ett schema som fungerat för lämning och hämtning på förskolan plötsligt ändras. Malin Blomqvist påpekar att sådant hade kunnat lösas om arbetsgivaren hade arbetat med bemanningsplaneringen. Många i butik och lager har dålig koll på kollektivavtalets regler om schemaläggning och planering – och det gäller även en del arbetsgivare. Därför vilar ett tungt ansvar på den lokala Handelsklubben.

Finns ingen Handelsklubb eller ombud på arbetsplatsen kan man vända sig till den lokala avdelningen och få hjälp av en ombudsman. Arbetsgivaren har alltid arbetsledningsansvar, men schemat bör diskuteras löpande och beslut som påverkar medarbetarna måste kunna motiveras.

Checklista för butikschefen

• Lägg schemat i god tid – kollektivavtalet kräver lång framförhållning och medarbetarinflytande. • Samla in medarbetarnas önskemål innan schemat läggs. • Beräkna bemanningsbehovet utifrån verksamhetens behov och tillgängliga resurser. Använd SKR:s verktyg för personalplanering vid behov. • Kontrollera arbetstidslagen och kollektivavtalet: arbetstid per dygn, vecka och år, raster, pauser, nattvila, dygnsvila och veckovila. • Med minderåriga i butiken: inget arbete mellan midnatt och 05.00, rast på minst 30 minuter senast efter 4,5 timmar, veckovila minst två dagar per sjudagarsperiod och minst 36 timmars sammanhängande ledighet. Yngre och äldre barn får inte arbeta mellan 20.00 och 06.00 och har egna gränser för arbetstid och ledighet. • Följ upp schemalagda och arbetade timmar samt personalbudget per dag, vecka, månad och år – som GANT efter sitt systembyte. • Kommunicera schema och ändringar i god tid, gärna i mobilapp. • Ha en löpande dialog med skyddsombud och facklig klubb. Vid behov: kontakta den lokala Handelsavdelningen för ombudsmannahjälp. • Om schemat inte fungerar: dokumentera problemen och lyft dem med argument. Arbetsgivaren har arbetsledningsansvar men måste kunna motivera beslut.