Krav på kassasystem enligt bokföringslagen

Kassaregisterreglerna i skatteförfarandet – vad underlaget täcker

Kassaregisterreglerna prövas inom skatteförfarandet. Skatteutskottets betänkanden bet. 2019/20:SkU24 och bet. 2022/23:SkU13 behandlar förslag som rör reglerna om certifierade kassaregister, personalliggare och personligt betalningsansvar för bolagsföreträdare.

Vid sidan av kassaregisterreglerna styr bokföringslagen (1999:1078) vilket underlag kassasystemet måste lämna. Lagen är en ramlagstiftning: den anger grundkraven, medan normgivning och praxis från Bokföringsnämnden, Finansinspektionen och branschorganisationer fyller ut god redovisningssed.

Bokföringslagen (1999:1078) är utfärdad 1999-12-02 och ändrad t.o.m. SFS 2024:342. Enligt 1 kap. 1 § innehåller den bestämmelser om bl.a. löpande bokföring och verifikationer (5 kap.) och arkivering av räkenskapsinformation m.m. (7 kap.).

Lagen innehåller nio kapitel. För kassan är 5 kap. (löpande bokföring och verifikationer) och 7 kap. (arkivering av räkenskapsinformation m.m.) de centrala. SFS-numret är 1999:1078, i lydelse t.o.m. SFS 2024:342.

I 1 kap. 2 § definieras affärshändelser, verifikation och räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation omfattar bl.a. grundbokföring och huvudbokföring (5 kap. 1 §), sidoordnad bokföring (5 kap. 4 §), verifikation (5 kap. 6 §), handling som verifikation hänvisar till (5 kap. 7 §) och systemdokumentation samt behandlingshistorik (5 kap. 11 §).

Fyra grundkrav gäller både manuell och datorbaserad redovisning: sambandskravet (systemet ska vara överskådligt och alla affärshändelser kunna följas), fullständighetskravet (allt bokförs löpande och har en verifikation), åtkomstkravet (räkenskaperna arkiveras inom landet, i ordning, säkert och läsbart) och bevarandekravet (uppgifterna ska vara beständiga).

Certifierade kassaregister – prövning och användning

Enligt betänkandet 2022/23:SkU13 kan näringsidkaren i stället använda ett kassaregister som prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

I praktiken måste ett kassasystem bedömas både mot kassaregisterreglerna och mot de underlag bokföringen kräver, så att transaktionerna går att följa i efterhand. Fråga leverantören vilka krav i kassaregisterreglerna systemet är byggt för att uppfylla, och begär att få se hur en enskild kassatransaktion ser ut hela vägen till bokförd verifikation.

Bokföringslagen kräver att varje bokförd affärshändelse har en verifikation – ett kvitto eller en faktura. Be om att få se hur systemet uppfyller 5 kap. och 7 kap. i bokföringslagen, inte bara hur certifieringen är utförd.

Certifiering enligt kassaregisterreglerna ersätter inte bokföringslagens krav. Även ett certifierat register måste kunna lämna verifikationer, systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 § samt arkiveras enligt 7 kap.

Krav för ett godkänt kassasystem enligt svensk bokföringslag

Får du använda ett kassaregister som godkänts i ett annat EES-land?

Ja. Enligt betänkandet 2022/23:SkU13 kan näringsidkaren i stället använda ett kassaregister som prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Grunden är prövningen enligt ett annat EES-lands bestämmelser, inte att systemet är generellt anpassat för EU.

Frågor till leverantören innan du väljer en utländsk eller importerad kassalösning: I vilket EES-land har registret prövats, och enligt vilka bestämmelser? Vilken dokumentation från prövningen kan leverantören visa?

Hur hanteras svensk moms, svenska kvittouppgifter och den svenska bokföringsskyldigheten i systemet? Vad händer med programvara, data och support om leverantören lämnar den svenska marknaden eller om reglerna i prövningslandet ändras?

Fråga också hur den utländska lösningen hanterar bokföringslagens krav: löpande bokföring och verifikationer enligt 5 kap., systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 § samt arkivering enligt 7 kap.

Oavsett prövningsland gäller bokföringslagens krav. Ett EES-godkänt register måste kunna leverera underlag för löpande bokföring, verifikationer, systemdokumentation, behandlingshistorik och arkivering enligt 5 kap. och 7 kap. i bokföringslagen (1999:1078).

Kassaregister i Sverige vs. EES-land – jämförelse av krav

Fördelar och risker med utländska kassasystem

Från kassakvitto till verifikation i bokföringen

För att en enskild försäljning ska gå att följa i efterhand måste kvittot eller motsvarande transaktionsdata kunna kopplas till rätt bokföringspost – med uppgifter om datum, belopp, moms och vad som sålts. Beskriv därför rutinen från kassaslag till bokförd verifikation, inte bara från kassa till kvitto.

Ett praktiskt krav att ställa på systemet är att kvitton ska kunna fotograferas med mobilen och laddas upp digitalt till bokföringen. Utan den funktionen tvingas någon att samla papperskvitton, matcha dem mot kassarapporter och registrera dem manuellt – dubbelarbete som dessutom ökar risken att underlag tappas bort.

Kontrollera i stället: hamnar den uppladdade bilden direkt på rätt verifikation, går kvittot att söka fram utifrån kassatransaktionen, och framgår det vem som laddade upp det och när?

Bokföringslagen definierar verifikation som de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Kravet är att varje bokförd affärshändelse har en verifikation, och att den handling som verifikationen hänvisar till bevaras tillsammans med den (5 kap. 6 och 7 §§).

Enligt 1 kap. 2 § 9 punkten är räkenskapsinformation bl.a. sammanställningar enligt 5 kap. 1 § (grundbokföring och huvudbokföring), 5 kap. 4 § (sidoordnad bokföring), 5 kap. 6 § (verifikation), 5 kap. 7 § (handling m.m. som en verifikation hänvisar till) och 5 kap. 11 § (systemdokumentation och behandlingshistorik).

Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden räknas också som räkenskapsinformation.

7 kap. i bokföringslagen heter ”Arkivering av räkenskapsinformation m.m.”. Där finns kravet att bevara räkenskapsinformationen i sju år och arkivera den inom landet.

Räkenskapsinformationen ska enligt 7 kap. bevaras i sju år och arkiveras inom landet. Papperskvitton får kastas om de digitaliseras.

Process från kassakvitto till bokförd verifikation

Integration mellan kassasystem och bokföringsprogram

Integration i vardagen innebär att kassans rapporter och kassaflöden förs över till bokföringsprogrammet utan att någon skriver in dem igen. Ett digitalt kassasystem med rapporter ska kunna sammanställa en periods försäljning per betalsätt och momssats och leverera underlaget vidare, så att avstämningen mot kassan blir en kontroll i stället för en registrering.

Jämförelsepunkter för ett småföretag som väger två system mot varandra: Vilket format och vilken frekvens har överföringen till bokföringsprogrammet? Hanteras returer, delbetalningar, avrundning och flera momssatser korrekt i sammanställningen?

Kan kontant-, kort- och Swish-betalningar redovisas separat så att kassan går att stämma av? Finns användare och behörigheter, och loggas ändringar och krediteringar?

Vad ingår i avtalet och vad kostar det vid sidan av – kortinlösen, terminal, uppkoppling, support? Hur lång är avtalstiden, hur sägs den upp, vem äger transaktionsdata och vad händer med den om du byter system?

Bokföringslagen kräver att affärshändelserna registreras i både grundbokföring och huvudbokföring (5 kap. 1 §), med sidoordnad bokföring där sådan används (5 kap. 4 §), och att systemdokumentation och behandlingshistorik bevaras (5 kap. 11 §). Be leverantören visa var i kassasystemet de delarna produceras.

Kassasystemet ska kunna visa hur en kassatransaktion blir en bokföringspost i både grundbokföring och huvudbokföring. Det ska också framgå hur ändringar och krediteringar behandlas i systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 §.

Betalningar i kassan – Swish, kort och leverantörens villkor

POS- och betaltjänster är ofta licensierade tjänster med egna avtalsvillkor, inte produkter du köper. I sina villkor skriver PayPal Point of Sale (tidigare Zettle by PayPal) att Point of Sale-tjänsterna ”är licensierade och säljs inte”.

Villkoren är ett juridiskt bindande avtal med PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. och kompletterar företagets användaravtal. Villkorsversionen gäller från och med 2 juni 2026; den som registrerar sig för eller migrerar till kassasystemtjänsterna före ikraftträdandedatumet omfattas i stället från det datum man godkänner villkoren.

Enligt samma villkor ansvarar du i förekommande fall för att anställda som använder tjänsterna för din räkning har läst, förstått och accepterat dem.

Tillsynen ligger i det fallet inte hos en svensk myndighet: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. är auktoriserat och står under tillsyn av Luxemburgs finansiella tillsynsmyndighet, Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF), i egenskap av kreditinstitut (referensnummer B00000351). Läs därför igenom uppsägningstider, avgifter och vad som händer om tjänsten stängs av, innan du bygger hela kassan runt en enda betalväg.

Betalvägarna hänger samman med tillgången till grundläggande betaltjänster.

Det talar för en kassa som kan ta emot flera betalsätt, så att kunder som inte använder appar fortfarande kan handla. Digital identifiering är en förutsättning i flera av dessa flöden.

Kontrollera därför vilken identifiering kassasystemet kräver för inloggning och betalning, och vad som händer med kassan om en identitet spärras.

Affärshändelser definieras i bokföringslagen som bland annat in- och utbetalningar. Kontant-, kort- och Swish-betalningar ska därför bokföras löpande och kunna verifieras med en verifikation.

Enligt 1 kap. 2 § bokföringslagen räknas även avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden som räkenskapsinformation. Betalavtalet ska alltså bevaras.

Enligt 1 kap. 2 § 7 punkten är affärshändelser alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden. Det omfattar in- och utbetalningar samt uppkomna fordringar och skulder.